これまでのやり方にこだわったり、新しいやり方を取り入れることができなくて、時代に取り残されている企業やお店がたくさんあります。
「業務の効率化」や「アナログからデジタルへの移行」は、今あらゆる業界で重要視されているテーマです。
今回は、業務効率化のメリットをわかりやすく、かつ具体的に解説していきます。
業務の効率化とは？
業務の効率化とは、「より少ない時間・労力・コストで、より高い成果を出せるようにすること」を意味します。
その中でも、紙や手作業に頼っていた業務をデジタル化（ITツールやシステムの導入）することは、非常に効果的なアプローチの一つです。
アナログからデジタルにする主なメリット
作業時間の大幅な削減
- 手書き書類の作成や押印、FAX送信などの手間がなくなり、作業がスピードアップ。
例：出勤簿 → 勤怠アプリへ → 集計・管理が自動化される。
→人の手でやる必要がなくなる部分が増えるので、他の重要な業務に時間を使えるようになります。
ミスの防止・品質の安定確認
手入力や転記によるヒューマンエラー（記載漏れ・計算間違いなど）が減る。
システム上でチェック機能や自動計算があるため、正確性が高まる。
→たとえば、見積書や請求書をExcelで手作業していたものを、専用ソフトで自動作成にすれば、ミスを激減できます。
制作会社に任せきりの場合、連絡が取れないと重大なリスクがあります。下記を確認しておきましょう。
情報の一元管理が可能
- 紙やバラバラのファイルで保存していた情報を、クラウドやデータベースで統合。
- 社内の誰でも必要な情報にすぐアクセス可能に。
→ひとつの例として施工現場の進捗、社員の勤務データ、顧客情報などを1か所で見える化などがあります。
コスト削減につながる
印刷費、紙代、郵送代、ファイル保管スペースなどが削減される。
人手による作業が減ることで、人件費の圧縮にもつながる。
テレワーク・モバイル対応がしやすい
クラウド化すれば、場所を問わず業務が可能になり、現場からもスマホで報告・確認ができるように。
→建設・製造業などでも、現場でスマホやタブレットから写真をアップしたり、報告書を即提出する例が増えています。
業務の見える化・改善が進む
データとして蓄積されることで、「どの作業にどれだけ時間がかかっているか」「どの工程で滞っているか」が分析可能に。
業務改善やコスト管理の意思決定がしやすくなります。
法令対応・コンプライアンスにも有利
電子帳簿保存法、インボイス制度など、法対応もデジタル化が前提になりつつある。
書類の保存・検索・提出などもスムーズに対応できる。
改善例
HPに問合せフォーム設置
自社のホームページに問合せフォームを設置しただけで、電話対応の削減、営業時間外のサービスや商品の問い合わせの増加など、良い効果が現れています。
ExcelやWordの指導
ExcelやWordを使っていない企業やお店に、基本的な操作や資料の作成方法をレクチャーすることで、今まで手書きであったり、他人に依頼していたことが自分でできるようになったというクライアントも何社もあります。
顧客管理（CRM）のデジタル化
これまで顧客情報を手入力、営業日報は紙やメールで報告していたものを、表で顧客対応履歴を一元管理 し、誰でも状況を共有できるように改善しました。
見積・請求業務のデジタル化
クラウド請求書発行ツール（例：freee）を使い、印刷不要、メール送信・郵送も自動対応にしました。
これらはほんの一例になります。
企業ごとに抱えている課題は異なるため、その都度ご相談いただいています。
まとめ
アナログ業務からデジタル化へのシフトは“時間・コスト・人材”すべての資源を有効活用することに直結します。
「今までのやり方」にこだわりすぎず、デジタルの力を活用することで、働きやすさ・生産性・組織の柔軟性が大きくアップします。
業務効率化を改善したいとお考えの場合は、シェアリッチ株式会社にぜひご相談ください。